使用Excel掌握时间，提高工作效率。

作者：Airy 在数据分析之路狂奔，立志成为大咖级人物。

前言

     我们不管是在学校中还是公司中，每天都有自己的任务，在完成工作任务的时候，难免会因为事情繁多而导致对部分工作的忽视，但是被忽视的工作却可能是这一天中最重要的一件事情。对于管理人员更是如此，如果因为一时疏忽遗漏了某项重要的工作，势必会耽误其他工作的进度，也会影响其他同事的工作效率。因此，合理规划时间、安排工作，才能使一天的工作有条不紊、无遗漏地完成。

几种提高工作效率的方法

      提前安排工作：每天下班前为第二天的工作做准备，最好用表格记录下第二天的工作任务。

安排处理顺序和时间分配：按优先级和重要性排序。

中长期计划：每周一或每月初制定一个中长期计划，具体到某天做什么，如有事件冲突，及时调整。

定期检查工作进度：每一个规划时间段内，对已做的工作进行检查，未完成的工作，分析原因，解决问题。

工作总结：方便后期的工作安排，总结前期工作的失误，如何在以后的工作中规避。

Excel中常用的日期函数

Excel中提供了丰富的日期函数，可以帮助我们安排好工作，下面简单介绍一下。

工作中我们常需要对日期进行计算，如某项目的开始和结束，中间的上班天数，员工安排等。表面看是日期的差运算，但是在Excel中，如果不用相应的日期函数，只把两个日期相减的话，得到的结果并不是我们想要的答案。而且日期之间还有各种假期，如公休、法定假日等，对于这些特殊情况都需要有对应的日期函数来帮助判断。请看下面的表来熟悉一下Excel中常用的日期函数。

日期运算函数——DATEDIF

虽然有了提高工作效率的方法和必备的函数工具，还需要好的管理方式。如上文中提到的工作的安排，就需要有一个全面的计划，不管长期短期，都应用科学的管理模型来管理自己的工作安排。这种管理模型可以用Excel中的日期和时间函数实现。

实例应用之每日工作自动提醒。

1、描述

假如你是某企业的总经理，每天忙于商务洽谈和内部会议，但是事物繁杂，有时难免会将重要的工作忘记，想起了的时候又晚了，那么你需要通过一些简单的操作来为自己设计一个工作提醒系统，每天到办公室打开电脑，系统就能提醒当天或最近一周有什么安排。下表是你最近这段时间的工作日常安排。

2、分析

作为总经理，这种情况应该很常见。但是由于有时候身边没有助理辅助工作，很多琐碎的事情就需要自己动手。而这个问题用Excel就能轻松解决，只需要用到DATEDIF和NOW函数。

3、操作分析

用Excel做自动提醒系统，首先我们需要设置开机后自动弹出工作簿，可使用操作系统的“启动”项来实现。工作簿自动启动后，工作表需要自动提示当天或最近一周的事件，这就需要用到上面提到的日期函数。

第1步：新建工作表。将上述表格中的内容输入到工作表中。

第2步：输入公式。在C1单元格输入文字“工作提醒”，然后在C2单元格中输入公式“=TEXT(7-DATEDIF(B2, NOW()+7, “YD”), “0天后有安排;;今天工作”)”，按回车键后显示结果，如下图所示，今天是2017年3月17日，而第一项的日期就是2017年3月17日，因此提醒“今天工作”。

第3步：查看其他结果。使用拖动法填充C3：C6单元格，得到的结果如下所示，当工作时间与当天为同一天是，单元格就会显示“今天工作”，当工作时间在当天之后时，会提示几天后有安排。

第4步：设置自动启动选项。在Win10中，打开“此电脑”，在系统盘（默认是C盘），找到路径“C:\ProgramData\Microsoft\Windows\「开始」菜单\程序\启动”，（如果ProgramData没有，请查看隐藏文件夹）然后将上一步的工作表复制到“启动”文件夹下，如下图所示，这一步操作后，重新启动电脑，工作簿就会自动打开，提醒用户。

4、决策分析

经过上面的操作，你每天打开电脑之后，系统都会自动弹出相应的工作簿，打开后会显示最近这段日期的工作安排，方便我们对工作进行合理安排和执行。